6 gode verktøy for effektive kundeserviceteam

kundeservice

Enten du har et stort eller lite team på kundeservice – gode verktøy for samarbeid og håndtering av saker er helt nødvendig for å kunne jobbe effektivt som team. Selv om du har et lite eller nyoppstartet team, vil jeg anbefale deg å få på plass verktøy som skalerer og kan vokse med dere så snart som mulig. Prøv gjerne ut mange ulike verktøy og se hvilke som best passer akkurat deres behov. Jeg synes det er viktig at den/de som administrerer disse verktøyene sitter tett på den daglige aktiviteten på kundesenteret (og aller helst jobber med henvendelser selv), slik at de best mulig kan tilpasses den faktiske arbeidsflyten og behovene til kundekonsulentene.

Under finner du en oversikt (i tilfeldig rekkefølge) over mine 6 favorittverktøy for mer effektive kundeserviceteam:

1.Slack

Har du ikke begynt å bruke Slack enda? I så fall har du mye å glede deg til. En favoritt blant startupselskaper og etterhvert også store selskaper og mediehus (som feks Schibsted i Norge), som nærmest erstatter behovet for mail internt. Slack er som Lync (kjent for de fleste som bruker windows på jobb) på speed. Du kan ha direktechat/gruppechat og du kan opprette åpne/lukkede kanaler for ulike formål. Deling av filer og dokumenter er ekstremt brukervennlig og du kan til og med opprette dokumenter direkte i systemet. Alt som deles kan du lagre/pinne til kanalen de er delt i, noe som er spesielt nyttig for kunnskapsdeling innad i teamet. Dette er også kjekt å ha lett tilgjengelig for nyansatte.

2. Zendesk

Zendesk har for mange (meg selv inkludert) raskt blitt det foretrukne supportsystemet der ute, med en svært brukervennlig setup som kan tilpasses nærmest i det uendelige. Et supert verktøy som skalerer og vokser i takt med kundesenteret.

3. Google Drive

Google Drive er og blir enkelt å bruke når du ønsker å dele og samarbeide om dokumenter. Jeg har pleid å lage arbeidsplaner, ferieplaner, skjemaer og lignende i drive, og delt med resten av teamet slik at alle har tilgang til å se og gjøre endringer uansett hvor de måtte befinne seg.

4. Asana

Har du et team som også jobber mye prosjektbasert? Da vil jeg anbefale deg å ta en titt på Asana. Dette er googles prosjektstyringsverktøy som enkelt lar deg opprette prosjekter og legge til nye oppgaver og mål under hvert enkelt prosjekt. Her kan du sette frister, tracke fremgang og diskutere spesifikke oppgaver med de andre prosjektdeltakerne på samme sted.

5. Hackpad

Hackpad tilbyr en enkel måte å strukturere og samle dokumentasjon og tekst på – uten for mye stæsj og dilldall. Bruk det for eksempel til å bygge opp en intern FAQ for alle ansatte på kundesenteret. Pass på at alle har tilgang til å legge til og redigere innholdet, dette skal være et levende dokument.

6. Facebook messenger

Kanskje litt overraskende, men bør med på denne listen. Du kan ha så mange teamverktøy du bare vil, men når du raskt vil ha tak i medlemmer av teamet ditt, kan det være greit å kontakte de der de faktisk er (av typen “Øyvind er syk i dag – kan du jobbe for han?”). Til dette er messenger ofte det greieste – men husk på å avklare at det er i orden å bruke denne kanalen med de det gjelder på forhånd.

Bruker dere andre gode verktøy der du jobber? Tips gjerne i kommentarfeltet!

Leser du ofte nyhetsbrev? Det gjør ikke jeg heller. Følg heller bloggen på Facebook, så får du alltid oppdatering på nye innlegg og får være med å diskutere aktuelle temaer! Som for eksempel hva som egentlig funker og ikke når vi prøver å skape gode kunderelasjoner.

Klikk her for å følge bloggen på facebook

2 thoughts on “6 gode verktøy for effektive kundeserviceteam

  1. Måå bare kommentere 😛

    Det er vel også noen ulemper med slack, f. eks at en blir enda mer eksponert for forstyrrelser i større grad enn e-post. Ellers er det ett veldig bra verktøy for kommunikasjon. Vil anbefale Franz, som samler alle kommunikasjonkanaler i ett dashbord. Der kan du ha ulike slack-teams, epost, facebook messenger, linkedin, facebook sider, skype osv alt på ett sted så en slipper å bytte.

    I tillegg til Asana er også Da Pulse å anbefale. Det er en nykommer som ikke var helt det store for bare ett år siden, men som nå er blitt så bra at en kan bruke det interne meldingssytemet til å sende meldinger i kontekst til en oppgave. Da vil mottakeren øyeblikkelig skjønne hva meldingen gjelder. Også ett fint alternativ til e-post/slack 🙂

    Hackpad var fantastisk, helt til Dropbox kjøpte det. Nå har dropbox laget Dropbox paper som skal være ett alternativ til Google Docs. Jeg har ikke testet det selv enda, men det skal vist være fantastisk 🙂

    1. Hurra for at du kommenterer Pål!! Baaare å fortsette med 🙂 🙂
      Du har et poeng når det gjelder forstyrrelser i Slack, men jeg synes det er såpass nyttig i bruk at det veier opp for ulempen. Merker raskt hvor mye jeg savner Slack på prosjekter med kunder som ikke bruker det!
      Skjønner imidlertid at jeg må sjekke ut Franz, høres svært bra ut!! Har ønsket meg noe lignende, men med epost integrert også. Er så utrolig lett å miste oversikt over kommunikasjonen når man har så mange kanaler i bruk samtidig.
      Da Pulse settes også på listen over verktøy å sjekke ut!